Otwarcie kawiarni samoobsługowej jest prostsze niż otwarcie klasycznej kawiarni, ale kilka formalności trzeba załatwić. Poniżej najważniejsze kroki — a w praktyce pomoże Ci w nich nasza księgowa.
1. Działalność gospodarcza
Potrzebujesz firmy — najczęściej jednoosobowej działalności gospodarczej zarejestrowanej w CEIDG albo spółki. Wybór formy opodatkowania i kodów PKD warto skonsultować z księgową; partnerzy Touch otrzymują pomoc przy założeniu działalności i przygotowaniu dokumentów.
2. Umowa z właścicielem lokalizacji
Kawiarnia stoi w cudzym obiekcie — galerii, szpitalu, uczelni — więc potrzebna jest umowa najmu powierzchni. Ustal czynsz, dostęp do gniazdka, godziny dostępu do kawiarni w celu uzupełniania składników.
3. Wpis do rejestru zakładów w sanepidzie
Sprzedaż napojów z automatu to działalność w obszarze żywności, dlatego składa się wniosek o wpis do rejestru zakładów do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej właściwej dla miejsca ustawienia urządzenia. Wniosek trzeba złożyć co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem działalności, a do niego dołącza się wykaz urządzeń (typ, producent, najlepiej także lokalizacja). Wniosek można złożyć papierowo albo przez platformę e-Sanepid. Przed złożeniem warto zapytać w stacji, czy przy napojach z mlekiem potrzebne są dodatkowe dokumenty.
4. Kasa fiskalna w automacie — od 1 kwietnia 2027 r.
Przepisy przejściowe pozwalają prowadzić sprzedaż z automatów z napojami bez kasy fiskalnej do 31 marca 2027 r. Od 1 kwietnia 2027 r. sprzedaż w takich automatach ma być ewidencjonowana na kasie — niezależnie od obrotów. Z interpretacji podatkowej z lutego 2026 r. wynika, że każdy automat powinien mieć własną kasę. Przepisy się zmieniają, dlatego przed startem sprawdź aktualny stan z księgową lub doradcą podatkowym.
5. VAT
To, czy od początku będziesz płatnikiem VAT, zależy od przewidywanych obrotów i decyzji o rejestracji. Omów to z księgową już na etapie zakładania firmy.
6. Uruchomienie
Gdy formalności są w toku, sieć Touch dostarcza, konfiguruje i uruchamia kawiarnię — od podpisania umowy do pierwszej sprzedaży mija zwykle około 40 dni.
Więcej o samym modelu biznesowym przeczytasz w przewodniku po franczyzie, a koszty w artykule ile kosztuje kawiarnia samoobsługowa.
Artykuł ma charakter informacyjny i nie zastępuje porady prawnej ani podatkowej.
Lista kontrolna przed startem
- Założona działalność gospodarcza (CEIDG) lub spółka.
- Podpisana umowa z właścicielem lokalizacji.
- Złożony wniosek o wpis do rejestru zakładów w powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej — co najmniej 14 dni przed startem.
- Decyzja o VAT omówiona z księgową.
- Sprawdzony termin obowiązku kasy fiskalnej w automacie (od 1 kwietnia 2027 r.).
- Podpisana umowa franczyzowa i ustalony termin dostawy kawiarni.
- Pierwszy zapas składników i plan uzupełniania.
Ile to trwa
Większość formalności można załatwić równolegle z przygotowaniem kawiarni. Od podpisania umowy do pierwszej sprzedaży mija zwykle około 40 dni — w tym czasie zakładasz firmę, składasz wniosek do sanepidu i ustalasz szczegóły z obiektem, a sieć przygotowuje i uruchamia kawiarnię.
Co pomaga przyspieszyć start
- wybrana lokalizacja i wstępna zgoda właściciela jeszcze przed podpisaniem umowy franczyzowej,
- konsultacja z księgową sieci na samym początku,
- wcześniejszy kontakt ze stacją sanepidu i pytanie o wymagane dokumenty dla napojów z mlekiem.
Najczęstsze pytania
Czy automat do kawy trzeba zgłosić do sanepidu?
Tak — wniosek o wpis do rejestru zakładów składa się do powiatowej stacji sanitarno-epidemiologicznej co najmniej 14 dni przed rozpoczęciem działalności.
Od kiedy automat z kawą musi mieć kasę fiskalną?
Zgodnie z przepisami przejściowymi od 1 kwietnia 2027 r.; do 31 marca 2027 r. sprzedaż z takich automatów może odbywać się bez kasy.
Czy pomożecie z formalnościami?
Tak — nasza księgowa pomaga partnerom założyć działalność i przygotować dokumenty.