Jak negocjować miejsce na kawiarnię samoobsługową z zarządcą

Zarządca galerii, biurowca czy szpitala zgodzi się na kawiarnię samoobsługową, jeśli w kilka minut zrozumie trzy rzeczy: ile miejsca zajmiesz, co z tego będzie miał i dlaczego nie przysporzysz mu pracy. Dlatego na rozmowę nie idziesz z pytaniem „czy macie coś wolnego”, tylko z gotową propozycją: konkretnym miejscem, wymiarami, zdjęciami i modelem płatności. Poniżej opisuję, jak to przygotować, co wpisać do umowy i jakich błędów unikać.

Z kim właściwie rozmawiasz

Pierwszy krok to znaleźć osobę, która podpisuje umowy najmu, a nie tę, która odbiera telefon w recepcji. W każdym typie obiektu wygląda to trochę inaczej.

• Galeria handlowa, hipermarket: dział najmu albo leasing manager, często zatrudniony przez zewnętrzną firmę zarządzającą. Wyspy i małe powierzchnie w pasażu bywają osobnym tematem, więc zapytaj, kto odpowiada właśnie za nie.
• Biurowiec: property manager albo facility manager. Ten drugi zna budynek od strony technicznej i od razu powie, gdzie jest gniazdko i którędy ludzie chodzą rano.
• Uczelnia: zwykle kanclerz lub dział administracyjno-gospodarczy. Uczelnie publiczne często wynajmują powierzchnię w trybie konkursu ofert albo przetargu, dlatego o procedurę pytaj na samym początku.
• Szpital, przychodnia: dyrekcja ds. administracyjnych lub dział zamówień. Tu również zdarza się przetarg na dzierżawę, a decyzje zapadają wolniej, bo dochodzą kwestie sanitarne i bezpieczeństwo pacjentów.

W sieci Touch działają punkty we wszystkich tych obiektach, od galerii handlowych po szpitale kliniczne w Lublinie, Katowicach i Sosnowcu. Jeśli dopiero wybierasz rodzaj miejsca, zacznij od przeglądu najlepszych lokalizacji dla automatu do kawy.

Co przygotować, zanim zaproponujesz kawiarnię samoobsługową

Zarządca dostaje sporo propozycji. Wygrywa ta, którą da się ocenić bez dopytywania. Przygotuj krótki pakiet:

1. Jednostronicową ofertę. Samoobsługowa kawiarnia z ekspresem, który mieli ziarno do każdego kubka, ekranem dotykowym i terminalem zbliżeniowym (karta, telefon, zegarek).
2. Zdjęcie lub wizualizację wybranego formatu, najlepiej nałożoną na zdjęcie konkretnego miejsca w obiekcie. Zarządca od razu widzi, jak to będzie wyglądać u niego, a nie w katalogu.
3. Wymiary i wymagania techniczne: od ok. 0,5 m² i jedno gniazdko elektryczne. Przyłącze wody nie jest potrzebne, bo ekspres pobiera wodę z butli przez pompkę. Dla administratora to często argument decydujący.
4. Opis obsługi: ok. 15 minut dziennie na uzupełnienie składników, kontrolę i czyszczenie. Bez personelu stojącego przy urządzeniu.
5. Informację o formalnościach: działalność gospodarcza i wpis do rejestru zakładów w sanepidzie. W szpitalu czy na uczelni bez tego rozmowa się nie zacznie.

Format dobierz do miejsca, które realnie jest dostępne. Wąski fragment korytarza przyjmie co innego niż narożnik w strefie restauracyjnej.

Czynsz stały czy procent od obrotu

To najważniejszy punkt rozmowy i warto mieć własną propozycję, zanim padnie pytanie „ile Pan zapłaci”.

Czynsz stały daje przewidywalność obu stronom. Wiesz, ile kosztuje miejsce, a zarządca niczego nie musi kontrolować. Ryzyko leży jednak po Twojej stronie: jeśli ruch okaże się mniejszy, niż zakładałeś, płacisz tyle samo.

Procent od obrotu dzieli ryzyko. Na starcie płacisz mniej, a obiekt zarabia razem z Tobą. Minus jest taki, że zarządca będzie chciał widzieć sprzedaż, więc od razu ustal, w jakiej formie i jak często przekazujesz raport. Przy płatnościach przez terminal każda transakcja i tak jest zapisana, więc nie jest to dodatkowa praca.

Model mieszany, czyli niskie minimum plus procent powyżej ustalonego progu, to częsty kompromis w galeriach. Obiekt ma gwarantowaną kwotę, a Ty nie przepłacasz w słabszych miesiącach.

Zanim podasz liczbę, policz, na co Cię stać. W sieci średnia cena napoju to ok. 8 zł, a próg rentowności wypada przy ok. 8 kubkach dziennie. Każde 100 zł czynszu przesuwa ten próg, więc wpisz swoje założenia do kalkulatora i sprawdź, przy jakiej sprzedaży proponowana stawka nadal się opłaca.

Co koniecznie zapisać w umowie najmu

• Dokładne miejsce i powierzchnię, z rzutem lub zdjęciem w załączniku. Zapis „na terenie obiektu” to zaproszenie, żeby za pół roku przesunąć Cię w gorszy kąt.
• Zasilanie. Które gniazdko, czy obwód działa całą dobę (a nie wyłącza się nocą razem z oświetleniem) i jak rozliczasz prąd: ryczałtem w czynszu czy według podlicznika.
• Godziny pracy i dostępu. Kiedy kawiarnia jest otwarta dla klientów i kiedy Ty możesz wejść, żeby ją obsłużyć. W biurowcach i szpitalach oznacza to często przepustkę i wejście służbowe.
• Sprzątanie. Kto dba o porządek wokół urządzenia i kto opróżnia kosz na kubki.
• Okres umowy i wypowiedzenia. Inwestycja zwraca się zwykle w 6–12 miesięcy, więc umowa z miesięcznym wypowiedzeniem to dla Ciebie zbyt duże ryzyko. Celuj w dłuższy okres i wypowiedzenie liczone w miesiącach, a nie tygodniach.
• Wyłączność. Zobowiązanie, że obiekt nie postawi obok drugiego automatu z kawą.
• Oznakowanie. Zgoda na podświetlany lightbox i drobne oznaczenia kierujące do punktu.
• Odpowiedzialność i ubezpieczenie na wypadek szkód, np. rozlanej wody przy wymianie butli.

Błędy, które psują negocjacje

• Branie pierwszego wolnego miejsca. Zarządca chętnie odda kąt, którego nikt nie chce. Kawiarnia samoobsługowa żyje z ruchu, więc lepiej tydzień dłużej negocjować miejsce przy wejściu, windach albo kasach.
• Brak własnej stawki. Kto pierwszy poda liczbę, ustawia rozmowę. Jeśli tego nie zrobisz, możesz dostać stawkę liczoną jak dla zwykłego lokalu gastronomicznego.
• Ustne obietnice. „Prąd będzie w cenie” nic nie znaczy, gdy w obiekcie zmieni się zarządca.
• Pominięcie dostępu poza szczytem. Jeśli możesz wejść tylko wtedy, gdy wokół są tłumy, uzupełnianie składników będzie przeszkadzać klientom.
• Zbyt krótka umowa. Urządzenie musi mieć czas, żeby na siebie zarobić.

Szczegóły pracy z konkretnymi obiektami opisujemy na stronach o galeriach handlowych i szpitalach i przychodniach.

Szablon wiadomości do zarządcy

Krótko, konkretnie i z jedną prośbą na końcu. Nawiasy kwadratowe uzupełnij pod swój obiekt.

Temat: Propozycja najmu ok. 0,5 m² pod samoobsługową kawiarnię – [nazwa obiektu]

Dzień dobry,

nazywam się [imię i nazwisko] i otwieram samoobsługową kawiarnię w sieci Touch Coffee Smart Bar, która ma ponad 350 punktów w 7 krajach. Chciałbym zaproponować ustawienie kompaktowego modułu kawowego w [konkretne miejsce, np. przy wejściu od parkingu].

Urządzenie zajmuje [0,5 / 0,7] m², potrzebuje tylko gniazdka elektrycznego i nie wymaga przyłącza wody. Kawa jest mielona do każdego kubka, płatność kartą lub telefonem. Obsługa trwa kilkanaście minut dziennie i mogę ją wykonywać w godzinach mniejszego ruchu.

Proponuję [czynsz stały X zł miesięcznie / X% obrotu, minimum Y zł] przy umowie na [okres]. W załączniku przesyłam wizualizację i specyfikację techniczną.

Czy możemy spotkać się na 15 minut przy tym miejscu w przyszłym tygodniu?

Z poważaniem, [imię i nazwisko, telefon]

Po wysłaniu odczekaj kilka dni roboczych i zadzwoń. Mail otwiera rozmowę, ale decyzję zwykle przyspiesza dopiero krótka wizyta na miejscu.

Najczęstsze pytania

Czy zarządca może odmówić, bo w obiekcie jest już kawiarnia?

Może, zwłaszcza gdy najemca kawiarni ma w umowie wyłączność. Wtedy pokaż, że punkt samoobsługowy w innej strefie, np. przy windach lub na piętrze biurowym, obsłuży ludzi, którzy i tak nie zeszliby na kawę na parter.

Czy wpis do sanepidu muszę mieć przed podpisaniem umowy najmu?

Nie. Najpierw ustalasz miejsce i podpisujesz umowę, potem składasz wniosek o wpis do rejestru zakładów, najpóźniej 14 dni przed startem. Zarządcy wystarczy informacja, że taki wpis zostanie zrobiony.

Ile trwa uruchomienie punktu po dogadaniu się z obiektem?

Od podpisania umowy franczyzowej do pierwszej sprzedaży mija zwykle ok. 40 dni. Dostawą, konfiguracją i uruchomieniem zajmuje się sieć, więc z zarządcą ustalasz głównie termin wniesienia urządzenia.